จดหมายเหตุรัฐสภาไทย

ปัทมพร ทัศนา | 1 สิงหาคม 2563

...เอกสารจดหมายเหตุของรัฐสภามีความสำคัญ ในการเป็นหลักฐาน
ทางกระบวนการนิติบัญญัติของชาติ ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงประวัติศาสตร์
ความเป็นมา เหตุการณ์สำคัญ และกิจกรรมต่าง ๆ ของรัฐสภา...

คำว่า “จดหมายเหตุ” เป็นคำที่เรามักได้ยินได้ฟังกันมาอย่างยาวนานผ่านทางรายการโทรทัศน์หรือนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของชื่อหน่วยงาน องค์กร ซึ่งคำว่าจดหมายเหตุนั้นอาจหมายถึงสิ่งใดก็ได้ที่มีความทรงจำทางประวัติศาสตร์ และมีคุณค่าควรแก่การเก็บรักษา จดหมายเหตุอาจเป็นเอกสารที่เกิดขึ้นตามกระบวนการดำเนินงานตามภารกิจขององค์กร เป็นเอกสารในการทำงานที่สิ้นกระแสหรือไม่ได้ใช้งานแล้ว แต่ยังมีคุณค่าอย่างต่อเนื่อง สามารถใช้เป็นหลักฐานเกี่ยวกับหน้าที่ ความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้องกับเอกสาร หรือองค์กรเจ้าของเอกสารนั้น ๆ หรืออาจเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจากการดำเนินกิจกรรมของมนุษย์ เช่น ภาพถ่าย แผนที่ และบันทึกต่าง ๆ ที่สามารถบอกเล่าเรื่องราว เป็นความทรงจำที่ควรค่าแก่การเก็บรักษา

เอกสารที่เกิดขึ้นภายในองค์กรล้วนมีคุณค่าและความสำคัญ แต่เอกสารแต่ละชิ้นมีคุณค่า ที่แตกต่างกัน คุณค่าของเอกสารจะเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา เมื่อการดำเนินงานใด ๆ เสร็จสิ้นแล้ว วัตถุประสงค์ในการใช้งานเอกสารย่อมเปลี่ยนแปลงไปด้วย เอกสารที่ยังคงมีคุณค่าต่อเนื่องถือว่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องเก็บรักษา โดยคุณค่าต่อเนื่องของเอกสารจดหมายเหตุนั้น อาจเป็นคุณค่าทางการบริหารที่หน่วยงานจัดเก็บไว้เพื่อประกอบการปฏิบัติงาน คุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฎหมาย เช่น หนังสือสัญญาต่าง ๆ หรือเป็นคุณค่าที่ใช้เป็นหลักฐานทางการเงิน เช่น เอกสารเกี่ยวกับงบประมาณ บัญชี ทะเบียนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับเงิน เป็นต้น

รัฐสภา เป็นหน่วยงานที่ดำเนินการทางด้านกระบวนการนิติบัญญัติ มีเอกสารที่เกิดขึ้นในกระบวนการร่างกฎหมาย เอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งาน มีคุณค่าควรแก่การเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว้เพื่อประโยชน์ในการศึกษา ค้นคว้า เป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฎหมาย และเป็นความทรงจำทางประวัติศาสตร์ทางด้านองค์กรนิติบัญญัติของชาติ เพื่อประโยชน์ในการเก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุ รัฐสภาจำเป็นต้องมีหน่วยงานภายในผู้รับผิดชอบในการบริหารงานจดหมายเหตุของรัฐสภา เพื่อดูแล รักษา ประเมินคุณค่า สงวนรักษาและให้บริการเอกสารจดหมายเหตุต่าง ๆ จึงได้มีกลุ่มงานจดหมายเหตุขึ้นเป็นครั้งแรก อยู่ในส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สังกัดหอสมุดรัฐสภา ตามประกาศคณะกรรมการข้าราชการ ฝ่ายรัฐสภา เรื่อง การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของส่วนงานในสังกัดสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร (ฉบับที่ 3 ) พ.ศ. 2541

ปัจจุบันจดหมายเหตุรัฐสภาอยู่ภายใต้กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2545 เป็นต้นมา โดยมีหน้าที่ความรับผิดชอบในการบริหารงาน ด้านจดหมายเหตุของรัฐสภาไทย ทำหน้าที่ในการกำหนดระเบียบวิธีการต่าง ๆ ในการดำเนินงาน ด้านเอกสาร การประเมินคุณค่าเอกสาร ที่ได้รับมอบ รวบรวม จัดเก็บ สงวนรักษาหรือการซ่อมบำรุงเอกสารจดหมายเหตุที่มีการชำรุด เสียหาย และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุของรัฐสภาในรูปแบบต่าง ๆ แก่สมาชิกรัฐสภา ข้าราชการรัฐสภา และบุคคลทั่วไป ผ่านกลุ่มงานข้อมูลข่าวสารของราชการ สำนักบริหารงานกลาง สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร

เอกสารจดหมายเหตุที่อยู่ภายใต้การดูแลของจดหมายเหตุรัฐสภา ได้แก่ เอกสารที่เกิดขึ้นในกระบวนการดำเนินงานภายใต้ภารกิจในวงงานรัฐสภา เช่น บันทึกการประชุม รายงานการประชุม และเอกสารประกอบการพิจารณาร่างกฎหมายต่าง ๆ รวมทั้งภาพถ่ายสถานที่ บุคคล วิดีโอ หรือโสตทัศนวัสดุต่าง ๆ ที่บ่งบอกเรื่องราวหรือเหตุการณ์สำคัญต่าง ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกับรัฐสภาในอดีต เป็นต้น